من الجيد أن يكون لك مساعد شخصي يهتم بالتفاصيل المزعجة التي تستهلك بعض الوقت من يومك. في حال كنت تمتلك هاتفا ذكيا، يمكنك العثور على تطبيقات تعد مساعدا شخصيا.

في تقريرها بمجلة "فاست كومباني" قالت الكاتبة ستيفاني فوزا إنها كانت تعمل طيلة هذا العام على البحث واختبار التطبيقات التي يمكن أن تساعد على زيادة الإنتاج. وفي ما يلي ست مهام يمكن للتطبيقات المجانية التي تحظى بتصنيف جيد تولي أمرها نيابة عنك:

1- تصنيف رسائل البريد الإلكتروني

يذكر التقرير أن المهنيين يقضون نحو 28% من يومهم يتفقدون بريدهم الإلكتروني، ويخصصون بعض هذا الوقت لحذف الرسائل غير الضرورية. وفي حال كنت تستخدم تطبيق "جيميل"، فيمكنك الاستفادة من فئاته التي تقوم بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني إلى مجموعات، بما في ذلك الرسائل الأساسية والاجتماعية والترويجية.

هذا التصنيف البسيط سيساعدك على استخدام مبدأ "إنبوكس زيرو" التي تعمل على اختيار رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية، مما يسمح بالتخلص مع فئات رسائل البريد الإلكتروني الأقل أهمية، مثل النشرات الإخبارية.

يوجد خيار آخر يمكن استخدامه، وهو تطبيق يعرف باسم "أديسون ميل" (Edison Mail). ويعمل هذا التطبيق المجاني على تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حتى تتمكن من التعامل مع رسائل البريد المهمة أولا.

كما يتضمن خاصية إلغاء الاشتراكات بالجملة، التي يمكنها إلغاء اشتراكك بسرعة من تلك القوائم غير المرغوب فيها، وتجدر الإشارة إلى أن تطبيق إديسون يحظى بتصنيف 4.6 نجوم على متجر آبل.

2- إدارة جدول أعمالك

وأفادت الكاتبة بأن جزءا من الإزعاج الذي تسببه جدولة اجتماعاتك ومواعيدك يتمثل في إيجاد الوقت المناسب لكلا الطرفين. ويسمح تطبيق "كالندلي" (Calendly) للأشخاص بحجز موعد معك بناء على وقت فراغك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دمج هذا التطبيق مع تقويمات غوغل أو مايكروسوفت آوتلوك أو مايكروسوفت أوفيس 365، أو آي كلاود لتجنب الحجوزات المزدوجة.

3- تنظيم رحلتك القادمة

سافرت الكاتبة مؤخرًا إلى مدينة واشنطن العاصمة لحضور مؤتمر، حيث فوجئت بتغير سعر الرحلة والفندق في غضون بضعة أيام. في الأثناء، استخدمت تطبيق "هوبر" (Hopper) لمساعدتها في معرفة إذا كان ينبغي عليها حجز الرحلة بأسعار مرتفعة، وإذا كانت تكلفة الرحلة ستنخفض.

وعموما، يمكن لتطبيق "هوبر" مساعدتك في توفير المال من خلال الإشارة إلى أفضل وقت لحجز رحلة طيران أو غرفة في فندق.

علاوة على ذلك، من الممكن أن يكون تنظيم المعلومات حول رحلتك ومجاراة الأرقام وتفاصيل تأكيد رحلة الطيران والنقل مربكا. في المقابل، يساعدك تطبيق "تريبلت" على التخطيط لرحلتك، ويسهل عليك النفاذ إلى المعلومات المتعلقة بتواريخ الرحلات والأوقات والموقع ورموز التأكيد.

4- تذكيرك بأهم التواريخ

هناك الكثير من الخيارات للتطبيقات التي تساعد في تذكيرك بأهم مهامك المسبقة، ومن أبرزها "24مي" (24me)، حيث إن هذا التطبيق عبارة عن جدول زمني وقائمة للمهام في آن واحد، لا سيما أنه سيخبرك بما تحتاج إلى القيام به والتوقيت المناسب لذلك.

فضلا عن ذلك، سيذكرك هذا التطبيق بدفع فواتير الهاتف، وسيسمح لك بإكمال بعض المهام من داخل التطبيق، مثل إجراء مكالمة، وحجز تذكرة طيران، وإرسال بريد إلكتروني، أو حتى التنبيه لتحذيرات السير قبل التوجه لاجتماعاتك. من جهة أخرى، سيساعد تطبيق "تودواست" على تسيير مهامك الخاصة، ويُمكنك من تحديد أولوياتك والتعاون مع الآخرين لإنجاز المشاريع.

5- الإملاء الصوتي

أوضحت الكاتبة أنه إذا أردت تدوين ملاحظة سريعة أو صياغة خطاب، يمكنك دائمًا استخدام تطبيقات "الإملاء" التي ستساعدك على ترجمة كلماتك المنطوقة إلى نص، وهو ما يعد طريقة رائعة لتسجيل ملاحظاتك. كما أن هناك العديد من الخيارات المتاحة والمجانية؛ ومن أهمها تطبيق "أوتر" (Otter) الذي يمنحك الفرصة لتسجيل وتدوين ملاحظات الاجتماع خلال حدوثه.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك هذا التطبيق من الحصول على المزيد من التفاصيل حول استفساراتك؛ فإذا قمت -على سبيل المثال- بالبحث السريع عن مطعم في حي معين لحضور اجتماع غداء، سيوفر لك "هاوند" قائمة من المواقف المجانية للسيارات.